- Procedura samofakturowania – wystawianie e-Faktur w KSeF w imieniu sprzedawcy
- Pełna kontrola nad zakresem danych przesyłanych do KSeF (kontakty, kody GLN, pozycje)
- Inteligentne mapowanie towarów i jednostek miary przy imporcie faktur
- Automatyzacja CRM: faktury cykliczne przez SOA + integracja z e-Sklep/e-Sale
- Nowe oznaczenia JPK_V7(3): OFF, BFK, DI oraz obsługa kaucji w KSeF
Wersja Comarch ERP Optima 2026.4.1 przynosi znaczące usprawnienia w obszarze Handlu i Magazynu. Zmiany skupiają się na pełnej gotowości do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz na automatyzacji codziennych procesów handlowych. Poniżej prezentujemy szczegółowy przegląd nowości opracowany przez Neosmart.
1. Procedura samofakturowania – wystawianie e-Faktur w imieniu sprzedawcy
Największą nowością wersji 2026.4.1 jest procedura samofakturowania. Pozwala ona nabywcy wystawiać i przesyłać faktury sprzedaży do KSeF w imieniu sprzedawcy – rozwiązanie szczególnie przydatne w relacjach biznesowych, gdzie nabywca przejmuje obowiązki dokumentacyjne.
Jak działa samofakturowanie?
Po aktywacji parametru „Samofakturowanie" na dokumencie, system automatycznie zamienia role: - dane własnej firmy trafiają do sekcji Nabywca, - dane kontrahenta uzupełniają sekcję Sprzedawca w strukturze e-Faktury.
Przed wysyłką system weryfikuje posiadanie odpowiednich uprawnień w KSeF oraz obecność numeru NIP obu stron transakcji. Przy korektach dokumentów wystawionych w tym trybie, parametry samofakturowania są automatycznie stosowane – bez potrzeby ręcznej interwencji.
2. Zaawansowana parametryzacja danych wysyłanych do KSeF
Optima 2026.4.1 oddaje użytkownikom bezprecedensową kontrolę nad informacjami przekazywanymi w fakturze ustrukturyzowanej. W konfiguracji pojawiła się dedykowana zakładka „Wysyłanie faktur", w której można decydować o dołączaniu pól fakultatywnych.
Co można konfigurować?
Dane kontaktowe: - szczegółowy adres (województwo, powiat, gmina) - telefon, e-mail, adres URL
Identyfikatory biznesowe: - kody ILN/GLN - dane odbiorcy i płatnika
Pozycje faktury: - źródło nazwy towaru (nazwa, kod, EAN lub numer katalogowy) - indeksy, kody PKWiU, CN - informacje o rabatach
Rachunki dedykowane: Możliwość przesyłania do KSeF indywidualnych (wirtualnych) numerów kont przypisanych do konkretnych kontrahentów – znacząco upraszcza to identyfikację wpłat i rozliczenia.
3. Inteligentne mapowanie towarów i jednostek miary
Wersja 2026.4.1 zastępuje ręczne wprowadzanie danych z faktur zakupu inteligentnym systemem sugestii.
Hierarchia dopasowania
Użytkownik definiuje własną kolejność wyszukiwania kartotek – np. najpierw po kodzie EAN, następnie po nazwie lub kodzie dostawcy.
Słownik synonimów jednostek
System normalizuje nazwy jednostek miary, ignorując wielkość liter i znaki interpunkcyjne. „szt.", „item" czy „Sztuka" mogą być automatycznie mapowane do jednej jednostki w bazie, co eliminuje powstawanie duplikatów.
Pamięć mapowań
Program zapamiętuje ręczne przypisania. Przy kolejnym imporcie od tego samego dostawcy system automatycznie sugeruje właściwy towar – bez potrzeby ponownego wyszukiwania.
4. Automatyzacja procesów CRM i e-commerce
Nowa wersja dostosowuje logikę wysyłania dokumentów do klientów do wymogów KSeF. Klient otrzyma fakturę PDF dopiero po uzyskaniu przez nią oficjalnego numeru KSeF i UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
Automat faktur cyklicznych
Generowanie dokumentów w module CRM może być teraz w pełni bezobsługowe dzięki usłudze SOA (Serwis Operacji Automatycznych), która wysyła faktury do KSeF w tle – bez udziału operatora.
Integracja z e-Sklep i e-Sale
Zamówienia z platform internetowych są automatycznie przekształcane w faktury, przesyłane do KSeF, a po pozytywnej walidacji: - status zamówienia wraca do platformy sprzedażowej, - klient otrzymuje plik PDF z kodem QR.
5. Obsługa kaucji i nowe oznaczenia JPK_V7(3)
Kaucje w KSeF
Mimo braku dedykowanych pól w schemacie KSeF, system automatycznie uwzględnia należności z dokumentów WKA (Wydanie Kaucji) w sekcjach rozliczeniowych – kwota „Do zapłaty" jest zawsze zgodna ze stanem faktycznym.
Nowe kody JPK
Wersja 2026.4.1 automatycznie nadaje oznaczenia wymagane dla JPK_V7(3): - OFF – tryb offline, - BFK – faktury poza KSeF, - DI – dokumenty wewnętrzne.
Obejrzyj omówienie wideo
Korzyści dla użytkowników systemu
| Obszar | Korzyść |
|---|---|
| Oszczędność czasu | Automatyczne mapowanie towarów i jednostek skraca czas importu faktur zakupu |
| Minimalizacja błędów | Weryfikacja danych przed wysyłką do KSeF zapobiega odrzuceniu przez bramkę |
| Profesjonalna komunikacja | Własna stopka (do 3500 znaków) przesyłana bezpośrednio w e-Fakturze |
| Nowoczesne wydruki | Nowe wzorce sPrint dla dowodów wewnętrznych i ich korekt |
| Pełna zgodność prawna | Automatyczne kody JPK_V7(3): OFF, BFK, DI |
FAQ – najczęstsze pytania
Czy samofakturowanie wymaga specjalnej umowy z kontrahentem? Tak – procedura samofakturowania wymaga uprzedniego porozumienia między nabywcą a sprzedawcą, które powinno być udokumentowane. System weryfikuje uprawnienia w KSeF po obu stronach przed wysyłką.
Co się stanie, jeśli faktura zostanie odrzucona przez KSeF? System automatycznie blokuje wysyłkę PDF do klienta do momentu uzyskania UPO. Dokumenty odrzucone pozostają w stanie „do wysyłki" z wyraźnym komunikatem o przyczynie odrzucenia.
Czy muszę ręcznie aktualizować mapowania towarów przy zmianie dostawcy? Nie. Słownik synonimów i pamięć mapowań działają automatycznie. Wystarczy jednorazowe ręczne przypisanie – system zapamięta je na przyszłość.
Kiedy klient otrzyma fakturę PDF? Dopiero po uzyskaniu przez fakturę oficjalnego numeru KSeF i UPO – to wymóg prawny. Dzięki automatyzacji SOA cały proces odbywa się bez angażowania pracownika.
Czy nowe oznaczenia JPK są nadawane automatycznie? Tak – kody OFF, BFK i DI są nadawane przez system automatycznie na podstawie kontekstu dokumentu, bez potrzeby ręcznego oznaczania przez użytkownika.
Chcesz wdrożyć Comarch ERP Optima w swojej firmie?
Neosmart to autoryzowany partner Comarch z wieloletnim doświadczeniem we wdrożeniach systemów ERP. Pomagamy przedsiębiorstwom produkcyjnym i handlowym w pełnym przygotowaniu do wymagań KSeF i JPK.
Skontaktuj się z nami na neosmart.pl – bezpłatna konsultacja i demo systemu dostępne dla Twojej branży.