Wersja Comarch ERP Optima 2026.4.1 przynosi szereg konkretnych usprawnień w obsłudze Krajowego Systemu e-Faktur. To nie kosmetyczne poprawki — to zmiany, które realnie redukują ręczną pracę księgowych i eliminują typowe pułapki przy integracji z KSeF. Poniżej omawiamy każdą z nich.
- Faktury z KSeF pobierane automatycznie w tle (od początku ubiegłego miesiąca)
- Manualny trigger dla wybranego zakresu dat
- Ostrzeżenie przed przerwaniem synchronizacji przy zmianie firmy
- Nowe kolumny: Identyfikator wewnętrzny (IDWew) i NIP Podmiotu 3
- Parametr „Wysyłka do KSeF" na formularzu rachunku bankowego
- Opcja „Rachunek dedykowany" w konfiguracji KSeF
- Zmiana formy płatności nie nadpisuje już terminu płatności z dokumentu
- NIP bez prefiksu z KSeF automatycznie dopasowany do kontrahenta z PL w bazie
Automatyczne pobieranie faktur z KSeF w tle
Największa zmiana to pełna automatyzacja importu dokumentów. System teraz samodzielnie pobiera faktury z KSeF w paczkach — w tle, bez ingerencji użytkownika. Zakres pobierania obejmuje dokumenty od początku poprzedniego miesiąca względem bieżącej daty.
Efekt jest natychmiastowy: po otwarciu listy Faktury z KSeF dokumenty są już gotowe — bez oczekiwania na import. Nagłówek okna wyświetla dokładną datę i godzinę aktualizacji listy, co daje pewność pracy na aktualnych danych.
Praktyczny przykład: Księgowy otwierający system rano ma od razu komplet faktur kosztowych z poprzedniego dnia. Zero klikania, zero czekania.
Manualny trigger dla wybranego zakresu dat
Automatyzacja nie wyklucza pełnej kontroli. Opcja „Pobierz faktury" w menu głównym pozwala w każdej chwili wymusić synchronizację dla dowolnie wskazanego zakresu dat.
Kiedy to przydatne? Gdy kontrahent właśnie wystawił fakturę i potrzebujemy jej w systemie natychmiast — nie czekając na kolejny cykl automatyczny. Wystarczy wskazać daty i uruchomić pobieranie ręcznie.
Bezpieczna zmiana firmy podczas synchronizacji
Praca wielofirmowa niesie ryzyko przerwania synchronizacji w nieodpowiednim momencie. Optima 2026.4.1 to eliminuje: jeśli podczas trwającego importu z KSeF użytkownik spróbuje zmienić firmę lub się przelogować, system wyświetla komunikat ostrzegawczy:
„Trwa synchronizacja faktur z KSeF. Zmiana firmy zatrzyma ten proces... Czy na pewno chcesz zmienić firmę i przerwać pobieranie?"
Wybór „Tak" przerywa proces i zmienia firmę. „Nie" pozwala dokończyć synchronizację. Koniec z niekompletnymi wpisami w bazie danych z powodu przypadkowego przełączenia kontekstu.
Nowe kolumny: IDWew i NIP Podmiotu 3
Na liście Faktury z KSeF pojawiły się dwie nowe kolumny:
- Identyfikator wewnętrzny (IDWew) — unikalny identyfikator dokumentu nadany przez KSeF
- NIP Podmiotu 3 — numer identyfikacyjny jednostki, która faktycznie dokonała zakupu (np. oddział, jednostka budżetowa)
Dla organizacji wielooddziałowych to kluczowe usprawnienie. Centrala pobiera wszystkie faktury, a następnie błyskawicznie sortuje je według NIP Podmiotu 3 — bez ręcznego przeglądania dokumentów jeden po drugim.
Zarządzanie rachunkami bankowymi w KSeF
Parametr na formularzu rachunku
Na formularzu rachunku bankowego kontrahenta (zakładka Płatności kontrahenta) pojawił się nowy parametr „Wysyłka do KSeF". Kolumna Tak/Nie na liście rachunków pozwala od razu zobaczyć, który rachunek jest przeznaczony do wysyłki — bez otwierania każdego formularza osobno.
Można wskazać dokładnie jeden rachunek dla każdej waluty jako dedykowany do KSeF.
Konfiguracja w ustawieniach firmy
Aby wybrany rachunek faktycznie trafił na fakturę wysyłaną do KSeF, należy w:
Konfiguracja → Firma → Dane firmy → KSeF → Wysyłanie faktur
ustawić pole „Rachunek bankowy" na opcję „Rachunek dedykowany". To wymagany krok, bez którego parametr na formularzu rachunku nie ma efektu.
Stabilność terminów płatności
Zmodyfikowano logikę okna „Dokument z KSeF": zmiana formy płatności na tym oknie nie powoduje już automatycznej aktualizacji terminu płatności względem danych zaczytanych z dokumentu pierwotnego.
Rezultat: warunki handlowe ustalone na fakturze w KSeF pozostają nienaruszone nawet przy zmianie sposobu rozliczenia po stronie programu ERP. Eliminuje to sytuację, gdzie przypadkowa zmiana formy płatności nadpisywała termin uzgodniony z kontrahentem.
Inteligentne rozpoznawanie kontrahentów po NIP
Poprawiono mechanizm dopasowywania kontrahentów przy niespójności prefiksów NIP. Scenariusz:
- Faktura z KSeF zawiera NIP bez prefiksu:
1234567890 - W bazie Comarch ERP Optima jest kontrahent z prefiksem PL:
PL1234567890
W poprzednich wersjach system mógł nie dopasować tych rekordów, tworząc duplikat kartoteki. Teraz automatycznie rozpoznaje je jako ten sam podmiot i poprawnie przypisuje dokument.
Efekt: brak zduplikowanych kartotek, czystsze dane, poprawne raportowanie i rozliczenia.
Obejrzyj omówienie wideo
FAQ — Najczęstsze pytania
Czy automatyczne pobieranie faktur wymaga jakiejś konfiguracji? Nie — mechanizm działa od razu po aktualizacji do wersji 2026.4.1. System automatycznie pobiera faktury od początku ubiegłego miesiąca bez żadnych dodatkowych ustawień.
Co się stanie, jeśli zamknę program podczas synchronizacji? Synchronizacja zostaje przerwana. Przy kolejnym uruchomieniu system wznowi pobieranie od miejsca, w którym skończył — lub można ręcznie uruchomić pobieranie dla brakującego zakresu dat.
Jak skonfigurować rachunek dedykowany do KSeF? Należy: (1) na formularzu rachunku bankowego kontrahenta (zakładka Płatności) zaznaczyć parametr „Wysyłka do KSeF", a następnie (2) w Konfiguracji Firmy → KSeF → Wysyłanie faktur wybrać opcję „Rachunek dedykowany".
Czy zmiana firmy podczas synchronizacji spowoduje utratę danych? Nie — system wyświetli ostrzeżenie i poczeka na decyzję użytkownika. Przerwanie synchronizacji nie usuwa już pobranych danych; pobieranie można wznowić ręcznie.
Co zrobić, gdy kontrahent w KSeF ma NIP bez prefiksu PL, a w bazie jest z prefiksem? Od wersji 2026.4.1 system automatycznie to obsługuje. Nie ma potrzeby ręcznego poprawiania kartotek — dopasowanie odbywa się automatycznie podczas importu.
Gdzie sprawdzić datę ostatniej synchronizacji z KSeF? Informacja ta jest widoczna bezpośrednio w nagłówku okna „Faktury z KSeF" — wyświetla dokładną datę i godzinę ostatniego pobrania.
Wdróż Comarch Optima 2026.4.1 z Neosmart
Aktualizacja do wersji 2026.4.1 to konkretne oszczędności czasu w codziennej pracy z KSeF. Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystkie zmiany — szczególnie konfiguracja rachunków i reguły synchronizacji — działają poprawnie w Twoim środowisku, skontaktuj się z zespołem Neosmart.