- Moduł Projekty w enova365 łączy elementy CRM (kontrahent, zadania, kampania) z planowaniem finansowym — każdy projekt może mieć własny budżet.
- Funkcja Budżetowanie występuje w dwóch wariantach: uproszczonym (plan + wykonanie) i rozszerzonym (Platyna) z wieloma wersjami planów, korektami i wielopoziomowym wykonaniem.
- Osobna licencja Opis Analityczny Aktywacja pozwala oddzielić rolę osób planujących budżet od osób, które zapisują jego realizację na dokumentach.
- Wykonanie budżetu odbywa się przez opis analityczny na dokumentach handlowych, ewidencji, listach płac, środkach trwałych, wyciągach bankowych — a nawet pojedynczych pozycjach faktur.
- Schematy podziałowe automatycznie generują opis analityczny — ręczne wpisywanie pozycji budżetu zastępuje silnik regułowy, którego ogranicza tylko kod.
Skuteczne zarządzanie projektami w firmie wymaga nie tylko planowania zadań i terminów, ale przede wszystkim świadomej kontroli kosztów i przychodów. enova365 łączy te dwie warstwy w spójnym module Projekty z budżetowaniem, który pozwala zaplanować budżet, kontrolować jego realizację w czasie rzeczywistym i wyciągać wnioski na potrzeby przyszłych przedsięwzięć. W tym artykule przeprowadzimy Cię krok po kroku przez praktyczne możliwości tego rozwiązania — tak, jak działają one w produkcyjnym systemie.
Moduł Projekty — od CRM po finanse
Moduł Projekty w enova365 — jak sama nazwa wskazuje — służy do tworzenia projektów i opisywania ich różnymi parametrami. Do projektu można dopiąć:
- kontrahenta, którego projekt dotyczy,
- zadania CRM-owe wykonywane w ramach projektu,
- kampanię, której projekt jest częścią,
- etapy (standardowo: przygotowanie, realizacja, zamknięcie — z możliwością definiowania własnych),
- budżet z pozycjami planowymi i realizacją.
W praktyce projekt może być „naczyniem", w którym łączy się świat operacyjny (zadania, kontakty, harmonogramy) ze światem finansowym (planowane przychody, koszty, ilości, wartości umowne). To rozwiązanie sprawdza się zarówno przy konkretnych zleceniach (np. wdrożenie u jednego klienta), jak i w budżetowaniu całofirmowym w cyklu rocznym, kwartalnym czy miesięcznym.
Licencje: Projekty vs Opis Analityczny Aktywacja
Jednym z często niedocenianych elementów wdrożenia jest właściwy podział licencji. enova365 oferuje tu dwa kluczowe warianty:
Licencja Projekty umożliwia pełną pracę z modułem: tworzenie projektów, budowanie budżetów i zaawansowane działania od strony CRM. Jest to licencja stosunkowo droga i przewidziana dla osób, które faktycznie projektują i planują.
Licencja Opis Analityczny Aktywacja daje dostęp do projektu i budżetu tylko do odczytu ze strony dokumentów handlowych, ewidencji, list płac czy środków trwałych. Powstała po to, by nie trzeba było wykupować pełnej licencji Projekty dla wszystkich pracowników, którzy tylko zapisują wykonanie budżetu (księgowi, pracownicy operacyjni).
Praktyczna wskazówka: Podział ról „planujący" i „rozliczający" to nie tylko optymalizacja kosztów licencji, ale też zdrowy podział obowiązków i kontroli wewnętrznej.
Dwie wersje budżetowania
Budżet na projektach pojawił się w enova365 około 8–9 lat temu w wersji uproszczonej, a około dwóch lat temu otrzymał wariant rozszerzony dostępny w licencji Platyna.
Wersja uproszczona
Pozwala stworzyć budżet, jego pozycję, zaplanować wartości i/lub ilości, a następnie zapisać wykonanie. Można:
- podzielić budżet na etapy projektu,
- podzielić go na okresy (np. miesięczne),
- śledzić plan i wykonanie narastająco.
Nic więcej — to prosta, skuteczna konstrukcja do typowych potrzeb.
Wersja rozszerzona (Platyna)
To zupełnie inna klasa narzędzia. Najważniejsze różnice:
- Wiele wersji planu jednego budżetu — plan bazowy plus dowolna liczba korekt; można od pewnego okresu nanosić zmiany (np. przeplanować dalsze miesiące po przekroczeniu w pierwszym kwartale).
- Wielopoziomowe planowanie i wykonanie — standardowo dwa poziomy, ale w razie potrzeby więcej. Wykonanie może być rozliczane na zapytaniach ofertowych, zamówieniach i dokumentach księgowych — każdy poziom osobno.
- Powiązanie pozycji budżetu z konkretnym kontem księgowym — wiele pozycji budżetowych może agregować się do jednego konta, co ułatwia raportowanie.
- Prawa dostępu na poziomie pozycji budżetowej — kierownik działu widzi tylko swój fragment, a centrala zbiera wszystko wyżej.
Wersja rozszerzona jest szczególnie przydatna w jednostkach budżetowych i jednostkach od nich zależnych, gdzie hierarchia dokumentów (zapytanie → zamówienie → realizacja) ma znaczenie kontrolingowe.
Etapy projektu, okresy i sposoby rozliczania
Każdy budżet w enova365 trzeba rozliczać według jednego z trzech podstawowych sposobów:
1. Narastająco — standard dla wersji uproszczonej. Kolejne kwoty wykonania (bez szczegółowego rozbicia) sumują się i porównywane są z planem.
2. Dla etapów — pozycje budżetu przypisuje się do konkretnych etapów projektu (np. w budowlance: wykopki, fundament, ściany, stan otwarty, stan zamknięty). Realizacja sprawdzana jest osobno dla każdego etapu.
3. Dla okresów — najpopularniejszy sposób w budżetach rocznych. Roczny budżet dzielony jest zwykle na miesiące lub kwartały, a w typie okresu określa się szczegóły rozliczania.
Ważne: Pozycje budżetowe nie kopiują się między budżetami o różnych sposobach rozliczania. Jeżeli stary budżet był „dla okresów", nowy też musi być „dla okresów" — inaczej kopia nie zadziała.
Plany bazowe, korekty i wersje planów
W wersji rozszerzonej każdy budżet może mieć kilka wersji planu. Każda wersja ma stan:
- W przygotowaniu — można na niej planować, ale nie jest aktywna.
- Wprowadzony — plan formalnie obowiązuje, można cofnąć (w zależności od uprawnień).
- Zatwierdzony — plan zaakceptowany przez decydenta; ze stanu zatwierdzonego cofnąć go może tylko osoba uprawniona.
Dodatkowo każda wersja planu ma:
- okres planowania (np. cały rok, lub korekta od kwietnia — wtedy pierwszy kwartał jest zamknięty),
- datę obowiązywania od (od kiedy dane wykonania trafiają do tej wersji planu).
To rozróżnienie pozwala precyzyjnie sterować, kiedy korekta wchodzi w życie i które miesiące są dostępne do edycji.
Uprawnienia — kto co może zrobić
W modelu uprawnień obiektowych enova365 wyróżnia cztery poziomy dostępu do pozycji budżetowej:
- Brak dostępu — użytkownik nie widzi pozycji.
- Wykonawca — osoba opisująca dokumenty księgowe pozycjami budżetu (przypisuje kwoty do realizacji).
- Dysponent — może zmieniać plany i dodawać korekty, ale nie może zmieniać struktury budżetu.
- Prowadzący — pełna kontrola w danej gałęzi: dodawanie i usuwanie pozycji, zmiana planów, modyfikacja struktury.
Uprawnienia można nadawać operatorom indywidualnie albo poprzez strukturę organizacyjną zdefiniowaną specjalnie pod budżetowanie. Każda gałąź budżetu może mieć osobny zestaw uprawnień — idealne dla scenariusza „każdy kierownik widzi tylko swój dział".
Planowanie z generatorem i import z Excela
W wersji rozszerzonej Soneta dodała generator planowania, który pokazuje równocześnie wszystkie możliwości planowania zależnie od rodzaju budżetu:
- dla budżetu „na etapy" — kolumny to etapy projektu,
- dla budżetu „na okresy miesięczne" — kolumny to kolejne miesiące.
W jednym widoku można wpisywać kwoty dla wszystkich okresów i wszystkich pozycji — bez konieczności otwierania każdej pozycji z osobna.
Import z Excela też jest możliwy, ale ma specyficzną budowę:
- nie jest kolumnowy,
- idzie linijka po linijce,
- start etapu projektu od konkretnego miesiąca jest opisywany w osobnej kolumnie.
Jeżeli klient ma budżet w miesiącach (kolumny styczeń–grudzień), trzeba go „spłaszczyć" do układu liniowego, w którym każdy wiersz ma datę startu.
Wykonanie budżetu — opis analityczny
Wykonanie budżetu w enova365 zapisywane jest poprzez opis analityczny na dokumencie źródłowym. To kluczowa koncepcja:
- Można opisać dokument ewidencji (np. fakturę zakupową).
- Można opisać list płac — bo wynagrodzenia bywają częścią budżetów projektowych.
- Można opisać dokument środka trwałego — np. amortyzację.
- Można opisać wyciąg bankowy (na poziomie pozycji — opłaty, prowizje).
- Można opisać dokument sprzedaży lub nawet pojedynczą linijkę towarową, dziedzicząc ilość pozycji.
Po wpisaniu wymiaru i wybraniu pozycji budżetu, system automatycznie wyrównuje kwoty — jeśli zmniejszysz kwotę przypisaną do jednej pozycji, druga dopełni do pełnej wartości dokumentu.
Uproszczone vs rozszerzone wykonanie
W wersji uproszczonej wykonanie i plan widać w jednej zakładce „Budżet". W wersji rozszerzonej istnieje osobna zakładka Realizacja z konfigurowalnym widokiem porównawczym.
Można w niej:
- ustawić kolumny P1–P5 (do pięciu różnych porównań naraz),
- wybrać czy patrzymy na wartości, czy na ilości,
- zobaczyć kwoty narastająco i różnice,
- pokolorować pozycje (np. czerwony dla przekroczeń),
- wyeksportować wydruk do PDF (planowane, wykonane, % wykonania, kwota przekroczenia lub brakująca).
Warto wiedzieć: Wygodne kolumnowe planowanie nie ma swojego odpowiednika po stronie wykonania. Realizację trzeba prześledzić w konkretnym okresie. Pełna analiza międzymiesięczna dostępna jest w module BI.
Schematy podziałowe — automatyzacja opisu analitycznego
Zamiast ręcznie opisywać każdy dokument, enova365 oferuje schematy podziałowe — silnik regułowy, który generuje opis analityczny automatycznie.
Schemat podziałowy ma:
- nazwę i tabelę danych, na której działa (pozycje dokumentów handlowych, ewidencja, listy płac itd.),
- wiele elementów z warunkami (np. „ta linijka tylko dla faktur, tamta tylko dla RW, jeszcze inna dla WZ"),
- listę kluczy podziałowych — wyrażenie definiujące, według czego dzielimy wartość,
- kod, który ostatecznie wylicza co trafi na opis: kwota, ilość, wymiar, symbol budżetu, centrum kosztów, opis.
W standardowej wersji wartość pozycji dzielimy „w obrębie tej samej linii" (np. pozycja faktury sprzedaży), ale schemat pozwala też dzielić wartość według innej tabeli — na przykład:
- koszty wyjazdu firmowego procentowo na działy (programiści, serwis, zarząd),
- pozycję handlową według godzin przepracowanych na projekcie (z list płac lub kalendarza w kadrach),
- koszt amortyzacji według powierzchni lub LMK (linii kosztowej).
Uruchamianie schematów
Schemat podziałowy można odpalać na kilka sposobów:
- w taskach — natychmiast przy zapisie dokumentu,
- w harmonogramie zadań — np. wieczorem po zakończonym dniu pracy generator przelatuje wszystkie dokumenty i tworzy opis,
- ręcznie — z poziomu listy dokumentów.
Wskazówka wdrożeniowa: w schematach podziałowych ograniczeniem jest tylko pomysłowość klienta. Praktycznie każdy scenariusz da się tu zaimplementować — w tym integrację z zadaniami CRM-owymi, bo zadania CRM można przypinać do projektu.
Symbole pozycji budżetowych vs konta księgowe
W codziennej pracy księgowej najpierw wpisuje się konto księgowe, a symbol pomijany. W opisie analitycznym automatycznym jest odwrotnie — podajemy symbol pozycji budżetowej, a konto wypełnia się na podstawie symbolu.
To znaczy, że na etapie wdrożenia trzeba zadbać o mapowanie symbol → konto, by automatyczny opis analityczny generował się poprawnie. Brak tego mapowania nie blokuje opisu, ale konto trzeba dopisywać ręcznie.
Konfiguracja modułu — co i gdzie ustawić
W ścieżce CRM → Budżetowanie dostępne są kluczowe opcje:
- Budżetowanie ogólne — włączenie wariantu rozszerzonego (wymaga Platyny).
- Uprawnienia dla pozycji budżetowych — możliwość dodawania operatorów z uprawnieniami planowania/wykonania na konkretnej pozycji.
- Struktura organizacyjna dla budżetów — jeśli nie zdefiniujesz odrębnej, uprawnienia przypisywane są po prostu według listy operatorów.
- Widoczność nieaktywnych projektów w opisie analitycznym — domyślnie zamknięte projekty znikają z listy wyboru.
- Definicje budżetów — sposoby rozliczania (narastająco / etapy / okresy).
- Wersje planów — plan bazowy, korekty, własne rodzaje planów.
- Perspektywy realizacji — definicje kolumn, źródła danych, agregacja.
Dla kogo jest moduł Projekty i Budżetowanie
Rozwiązanie sprawdzi się w:
- Firmach budowlanych i wykonawczych — budżet na etapy projektu (wykopki, fundament, ściany, stan otwarty, stan zamknięty), kontrola w cyklu inwestycji.
- Firmach usługowych i handlowych — budżet całofirmowy podzielony na działy i miesiące, planowanie roczne z miesięcznymi korektami.
- Jednostkach budżetowych i zależnych — wielopoziomowe wykonanie (zapytanie → zamówienie → dokument), zatwierdzanie planów przez decydentów, pełna ścieżka kontroli.
- Firmach z dyrektorem finansowym — odejście od planowania w Excelu na rzecz natywnej integracji planu i wykonania w jednym systemie.
- Każdej firmie, która chce w czasie rzeczywistym widzieć przekroczenia budżetu i brakujące przychody bez wymiany danych między systemami.
Najczęstsze pytania
Czym różni się budżet uproszczony od rozszerzonego w enova365?
Budżet uproszczony pozwala stworzyć plan, jego pozycje (wartościowe i/lub ilościowe), podzielić go na etapy lub okresy i śledzić wykonanie narastająco — to jedna zakładka „Budżet". Budżet rozszerzony (Platyna) dodaje wiele wersji planów (bazowy + korekty), wielopoziomowe wykonanie (na zapytaniach ofertowych, zamówieniach i dokumentach), powiązanie pozycji z konkretnym kontem księgowym oraz uprawnienia na poziomie pojedynczej pozycji budżetowej.
Czy każda osoba w firmie potrzebuje pełnej licencji Projekty?
Nie. enova365 oferuje osobną licencję Opis Analityczny Aktywacja, która daje dostęp do projektów i budżetów tylko do odczytu na dokumentach handlowych, ewidencji, listach płac i środkach trwałych. Pełną licencję Projekty potrzebują tylko osoby, które tworzą projekty, definiują budżety i zarządzają strukturą — pozostali użytkownicy zapisujący wykonanie wystarczą z licencji Opis Analityczny.
Jak wygląda kontrola przekroczeń budżetu?
W wersji rozszerzonej dostępna jest zakładka Realizacja z porównywalnymi kolumnami: plan na okres, plan narastająco, wykonanie, różnica i procent wykonania. Listę można kolorować (np. czerwony dla przekroczeń) i wyeksportować jako wydruk PDF z planowanym, wykonanym, procentem realizacji i kwotą przekroczenia lub brakującą. Pełna analiza wielomiesięczna dostępna jest w module BI.
Czy mogę zaimportować budżet z Excela?
Tak — enova365 obsługuje import z Excela, ale ma specyficzny format. Plik musi być w układzie liniowym (linijka po linijce), a nie kolumnowym. Każda pozycja ma osobny wiersz, w którym data startu etapu projektu znajduje się w jednej kolumnie. Jeżeli budżet u klienta był w układzie kolumnowym (styczeń–grudzień w kolumnach), trzeba go przekonwertować.
Czy mogę przyporządkować jedną pozycję budżetową do dwóch etapów projektu?
Pojedyncza pozycja budżetu musi być powiązana z jednym konkretnym etapem. Jeżeli ta sama pozycja (np. „zużycie materiałów") ma się rozliczać w dwóch różnych etapach, trzeba ją rozbić na dwie osobne pozycje — najczęściej z różnymi symbolami. Cały budżet planujesz jednorazowo, ale jego części wykonywane są przyporządkowane do różnych etapów.
Wnioski — co dają moduły Projekty i Budżetowanie w enova365
Projekty i Budżetowanie w enova365 to znacznie więcej niż prosta ewidencja zleceń. To kompleksowe narzędzie kontrolingowe, które:
- łączy świat operacyjny (zadania, kontrahenci) ze światem finansowym (plan, koszty, przychody),
- pozwala oddzielić rolę planującego od rozliczającego dzięki dedykowanej licencji,
- skaluje się od prostego budżetu rocznego po wielopoziomowe wykonanie w jednostkach budżetowych,
- automatyzuje opis analityczny dzięki schematom podziałowym z silnikiem regułowym,
- daje natychmiastowy obraz przekroczeń i odchyleń bez wymiany danych z Excelem.
Jeżeli planujesz wdrożenie kontrolingu projektowego w swojej firmie, albo masz wdrożoną enova365 i chcesz wykorzystać moduł Projekty pełniej — porozmawiajmy o Twoich procesach i scenariuszach.
Zespół Neosmart pomoże Ci zaprojektować strukturę budżetów, schematy podziałowe i uprawnienia dostosowane do Twojej firmy.
Skontaktuj się z Neosmart →