Papierowe dokumenty giną, a ich szukanie pochłania godziny. Moduł DMS w enova365 zbiera cały obieg dokumentacji w jednym cyfrowym miejscu — od rejestracji pisma, przez sprawy i uprawnienia, aż po e-Doręczenia. W tym przewodniku pokazujemy, jak to działa krok po kroku.
- DMS w enova365 to elektroniczny system przechowywania, porządkowania i archiwizowania dokumentów — bez ręcznego przepisywania danych.
- Dokument podstawowy łączy plik, podmiot, sprawę i klasę wykazu akt, dając pełny obraz każdej sprawy.
- Dostęp do dokumentów ustawiasz precyzyjnie: edycja, tylko odczyt albo całkowite ukrycie przed wybranymi operatorami.
- e-Doręczenia obsłużysz wprost z systemu — to cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
Czym jest DMS i dlaczego warto
DMS, czyli Document Management System, to narzędzie do przechowywania, porządkowania i archiwizowania dokumentów w formie cyfrowej. Zamiast szukać pisma po segregatorach i mailowych załącznikach, masz wszystko w jednej bazie, powiązane ze sprawą i podmiotem. Moduł eliminuje ręczne wprowadzanie danych i skraca czas obsługi dokumentacji w całej firmie.
Sercem modułu jest dokument podstawowy. Można go powiązać z plikiem, podmiotem, sprawą, komórką merytoryczną oraz klasą wykazu akt. Dzięki temu każde pismo niesie ze sobą pełny kontekst — wiadomo, kogo dotyczy, do jakiej sprawy należy i kto za nie odpowiada.
Sprawy — dokumenty zebrane w jedną całość
Sprawa pozwala zebrać powiązane dokumenty według kryteriów tematycznych, czasowych czy personalnych. Zakładasz ją w module DMS, w zakładce Sprawy.
Zakładka Ogólne
Tu uzupełniasz podstawowe dane: tytuł, opis, osobę prowadzącą oraz klasę z jednolitego rzeczowego wykazu akt. Numer system nadaje sam, więc nie musisz pilnować kolejności ręcznie.
Sprawa nadrzędna i zasady dostępu
W tym samym miejscu wskazujesz sprawę nadrzędną i ustawiasz zasady dostępu: publiczny, częściowo publiczny albo niepubliczny. To pierwszy poziom kontroli nad tym, kto w ogóle zobaczy sprawę.
Rejestry dokumentów — przychodzące, wewnętrzne, wychodzące
Każdy nowy dokument trafia do właściwego rejestru. Wybór jest prosty i zależy od kierunku obiegu: przychodzące, wewnętrzne albo wychodzące.
Dokument dodajesz przyciskiem Nowy lub klawiszem Insert. Rozwijane menu obok pozwala od razu wskazać inny typ pisma niż domyślny.
Formularz dokumentu zbiera wszystkie kluczowe dane: rejestr, podmiot lub osobę, metodę przekazania, sprawę oraz klasę wykazu akt. Większość pól system uzupełnia automatycznie. Na zakładce Pozostałe znajdziesz liczbę i format załączników, ustawienia dostępu oraz przypisanie do komórki merytorycznej — to pełny kontekst dokumentu w jednym miejscu.
Uprawnienia — kto edytuje, kto czyta, a kto nie widzi nic
enova365 pozwala sterować dostępem do każdego dokumentu z dużą precyzją. Możesz określić, kto go edytuje, kto tylko przegląda, a przed kim pozostanie całkowicie ukryty.
Poziom dostępu ustawiasz w polu Dostęp. Wybór opcji innej niż „publiczny w całości" od razu odblokowuje dodatkową zakładkę Uprawnienia rekordu. Wskazujesz tam konkretnych operatorów lub grupy. Domyślnie pełne prawa zachowują twórca dokumentu, osoba odpowiedzialna oraz grupa DMSADMIN.
Dla każdego operatora wybierasz jeden z trzech poziomów:
- pełne prawo do edycji,
- tylko odczyt,
- całkowity zakaz dostępu.
Dokument staje się więc tak bezpieczny, jak wymaga tego organizacja — od pism dostępnych dla całego zespołu po dokumenty widoczne wyłącznie dla wąskiego grona.
Załączniki i linki do schowka
Do każdego dokumentu dołączysz pliki: PDF-y, dokumenty Office, zdjęcia czy filmy. Wszystko, co dotyczy sprawy, masz wtedy w jednym miejscu.
Po włączeniu asystenta zapisu dodajesz załącznik prosto z formularza i od razu go podglądasz — obsługiwane formaty otworzysz bez wychodzenia z systemu. Zamiast kopiować ten sam plik wielokrotnie, tworzysz link do załącznika: jeden plik w bazie powiążesz z wieloma dokumentami i oszczędzisz przestrzeń dyskową.
Wszystkie załączniki, linki i odnośniki przeglądasz na jednej liście. Od razu widać nazwę pliku, jego typ oraz dokument, do którego należy.
Biblioteka artykułów — wiedza firmy pod ręką
Biblioteka to centralne miejsce na dokumentację i treści informacyjne firmy. Uprawnieni redaktorzy publikują artykuły, a pracownicy korzystają z nich również w Pulpicie Pracownika.
Działa w oparciu o strukturę Repozytorium artykułów: w ramach kategorii tworzysz katalogi, a w nich umieszczasz poszczególne artykuły. Formularz artykułu pozwala nadać tytuł, opis i status — od wersji w przygotowaniu, przez gotowy i udostępniony, aż po zarchiwizowany. Do artykułu dołączysz też pliki PDF. Po zapisaniu trafia on do wybranego katalogu i staje się dostępny dla uprawnionych użytkowników.
Harmonogram Zadań — automat, który pilnuje terminów
Harmonogram Zadań to automatyczny operator, który cyklicznie sprawdza, co jest do zrobienia, i sam uruchamia zadania. Przejmuje czynności, które dotąd wymagały ręcznej interwencji.
Co potrafi obsłużyć automatycznie i o czasie? Między innymi pobieranie kursów walut, przypomnienia dla dłużników, odbieranie maili, kopie bezpieczeństwa czy raporty na koniec miesiąca. To tylko część listy — w praktyce harmonogram zdejmuje z zespołu powtarzalne zadania, o których łatwo zapomnieć.
e-Doręczenia wprost z enova365
e-Doręczenia to publiczna usługa, cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. enova365 integruje się z nią przez dodatek Soneta, więc korespondencję urzędową obsłużysz wprost z systemu.
Po otrzymaniu wiadomości standardowy proces obsługi startuje automatycznie. Graficzna definicja pokazuje całą ścieżkę: od rejestracji, przez weryfikację, aż po wysyłkę odpowiedzi.
W pierwszym zadaniu operator decyduje o losie wiadomości — zarejestrować ją do dalszego procesowania, odłożyć Ad Acta albo nie rejestrować. Banner workflow podpowiada kolejne kroki. Po rejestracji powstaje zadanie zapoznania z pismem; stąd uruchomisz wysyłkę odpowiedzi, przekażesz sprawę innej osobie albo zakończysz obieg zgodnie z procedurą.
Co daje elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów to oszczędność czasu, mniej błędów i lepsze bezpieczeństwo danych. Dokumenty trzymasz w jednym miejscu i sięgasz po nie z dowolnego urządzenia, a uprawnienia decydują o tym, kto co zobaczy. Sprawy spinają powiązane pisma w logiczną całość, harmonogram pilnuje powtarzalnych zadań, a e-Doręczenia domykają obsługę korespondencji urzędowej bez wychodzenia z systemu.
FAQ
Czym jest moduł DMS w enova365?
To Document Management System — narzędzie do przechowywania, porządkowania i archiwizowania dokumentów w formie cyfrowej. Łączy pliki z podmiotami, sprawami i klasami wykazu akt, dzięki czemu cała dokumentacja jest uporządkowana i łatwa do odnalezienia.
Czy mogę ograniczyć dostęp do wybranych dokumentów?
Tak. Dla każdego dokumentu ustawisz poziom dostępu, a po wybraniu opcji innej niż publiczna odblokujesz zakładkę Uprawnienia rekordu. Tam przypiszesz operatorom pełną edycję, tylko odczyt albo całkowity zakaz dostępu.
Jak enova365 obsługuje e-Doręczenia?
Przez dodatek Soneta. Korespondencję urzędową odbierasz i wysyłasz wprost z systemu, a obsługa rusza według graficznie zdefiniowanego procesu — od rejestracji, przez zapoznanie z pismem, po wysyłkę odpowiedzi.
Czy da się uniknąć duplikowania tych samych plików?
Tak. Zamiast kopiować plik do wielu dokumentów, tworzysz link do załącznika. Jeden plik w bazie powiążesz z wieloma dokumentami i oszczędzisz miejsce na dysku.
Co robi Harmonogram Zadań?
To automatyczny operator, który cyklicznie uruchamia zaplanowane zadania — pobieranie kursów walut, przypomnienia dla dłużników, odbiór maili, kopie bezpieczeństwa czy raporty miesięczne. Działa o czasie, bez ręcznej interwencji.
Uporządkuj obieg dokumentów w swojej firmie
Chcesz uporządkować obieg dokumentów u siebie? Neosmart wdroży moduł DMS w enova365 i dopasuje go do Twoich procesów — od rejestrów i uprawnień po e-Doręczenia. Zapraszamy na neosmart.pl.