- Od wersji Comarch ERP Optima 2026.4 masz pełną kontrolę nad tym, jakie dane trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
- Wszystkie ustawienia wysyłki znajdziesz w jednej ścieżce: Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / KSeF / Wysyłanie faktur.
- Parametryzacja obejmuje cztery obszary: dane podmiotów, pozycje towarów i usług, informacje dodatkowe oraz wybór rachunku bankowego.
- Prawidłowa konfiguracja chroni przed błędami w strukturze e-Faktury i przyspiesza rozliczenia z kontrahentami.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga od przedsiębiorców precyzyjnego określenia, jakie informacje trafią do cyfrowego obiegu dokumentów. System Comarch ERP Optima — od wersji 2026.4 — oferuje szeroki wachlarz narzędzi do parametryzacji tych danych, co pozwala dostosować e-Faktury do specyfiki branży oraz wymagań kontrahentów. Poniżej odpowiadamy na kluczowe pytania, które najczęściej pojawiają się podczas konfiguracji wysyłki faktur do KSeF.
Gdzie konfiguruje się wysyłkę faktur do KSeF?
Wszystkie kluczowe ustawienia dotyczące parametryzacji danych przesyłanych do KSeF znajdują się w jednym miejscu:
Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / KSeF / Wysyłanie faktur
To centralny panel, w którym decydujesz, jak szczegółowe dane mają znaleźć się w strukturze XML e-Faktury. Dzięki temu nie musisz modyfikować pojedynczych dokumentów — raz ustawione reguły obowiązują automatycznie dla wszystkich wysyłanych faktur.
1. Zakres danych podmiotów na e-Fakturze
W najnowszej odsłonie systemu użytkownik zyskał pełną kontrolę nad tym, jak szczegółowe dane stron transakcji będą przesyłane do KSeF. Część informacji jest wymagana, ale wiele pól ma charakter opcjonalny — możesz je włączyć w zależności od potrzeb.
Jakie dane opcjonalne można dołączyć?
- Szczegółowy adres — nazwa województwa, powiatu, gminy oraz poczty.
- Dane kontaktowe — numer telefonu komórkowego, adres e-mail oraz adres strony internetowej (URL).
- Identyfikatory biznesowe — numer ILN/GLN, czyli międzynarodowy numer lokalizacyjny.
- Role podmiotów — dane Odbiorcy (gdy jest inny niż nabywca) oraz Płatnika.
Korzyść: firma może zachować przejrzystość dokumentów i ułatwić kontrahentom kontakt z właściwym działem, wysyłając wyłącznie te dane, które są rzeczywiście przydatne w procesach rozliczeniowych.
2. Dane pozycji towarowych i usługowych
Parametryzacja pozycji faktury pozwala precyzyjnie zmapować dane z karty towaru bezpośrednio do struktury XML e-Faktury (sekcja FaWiersz). To Ty decydujesz, jakie informacje z bazy Optimy będą reprezentować dany produkt w systemie państwowym.
Kluczowe funkcjonalności
- Źródło nazwy pozycji — wskazanie, która wartość z karty towaru ma trafić do e-Faktury jako nazwa.
- Indeks katalogowy — opcjonalne przesyłanie indeksu produktu.
- Pola klasyfikacyjne i kody — wysyłka kodów EAN, kodów CN oraz symboli PKWiU.
- Zarządzanie rabatami — wartość udzielonego rabatu może być przesyłana jako odrębna informacja w strukturze e-Faktury, co znacząco zwiększa czytelność rozliczeń.
Przykład zastosowania: firma handlowa działająca w branży budowlanej może automatycznie dołączać kody PKWiU do każdej pozycji — to niezbędne dla poprawnego raportowania i weryfikacji stawek VAT przez nabywcę.
3. Dodatkowe informacje na fakturze
System pozwala wzbogacić e-Fakturę o dane, które ułatwiają śledzenie procesów biznesowych i spełnienie obowiązków informacyjnych (sekcja Pozostałe dane).
Zakres dodatkowych informacji
- Numery rejestrowe — automatyczne dołączanie numerów BDO, REGON oraz KRS przypisanych do firmy.
- Treść stopki — przeniesienie dodatkowych zapisów informacyjnych z nagłówka dokumentu.
- Powiązania dokumentów — przesyłanie numerów dokumentów wydania zewnętrznego (WZ) oraz informacji z zamówień sprzedaży (RO).
Korzyść: przesyłanie numerów zamówień (RO) i wydań (WZ) bezpośrednio w e-Fakturze pozwala kontrahentowi błyskawicznie uzgodnić fakturę z dostawą, co skraca czas procesowania płatności.
4. Wybór rachunku bankowego
Prawidłowe wskazanie rachunku bankowego jest kluczowe dla płynności finansowej i unikania błędów w płatnościach. Comarch ERP Optima oferuje trzy tryby zarządzania tą informacją w e-Fakturze:
- Brak rachunku — stosowany, gdy płatność nie jest wymagana na danym dokumencie.
- Rachunek firmowy — wysyłka głównego konta zdefiniowanego w konfiguracji firmy.
- Rachunek dedykowany dla kontrahenta — przesłanie konta przypisanego bezpośrednio do karty danego odbiorcy, np. przy rachunkach wirtualnych.
Dobór właściwego trybu pozwala uniknąć sytuacji, w której kontrahent realizuje płatność na nieprawidłowe konto — szczególnie istotne tam, gdzie korzysta się z rachunków wirtualnych do automatycznej identyfikacji wpłat.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Od której wersji Comarch ERP Optima dostępna jest rozszerzona parametryzacja danych KSeF?
Szeroki zakres opcji parametryzacji opisany powyżej dostępny jest od wersji Comarch ERP Optima 2026.4.
Czy muszę wysyłać wszystkie dane do KSeF?
Nie. Część danych jest wymagana, ale wiele pól — jak szczegółowy adres, dane kontaktowe, ILN/GLN czy numery rejestrowe — ma charakter opcjonalny. Sam decydujesz, co znajdzie się w e-Fakturze.
Gdzie znajdę ustawienia wysyłki faktur do KSeF?
W ścieżce: Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / KSeF / Wysyłanie faktur. To centralne miejsce konfiguracji obowiązujące dla wszystkich wysyłanych dokumentów.
Czy mogę przesyłać rabat jako osobną informację?
Tak. Wartość udzielonego rabatu może być przesyłana jako odrębna pozycja w strukturze e-Faktury, co zwiększa czytelność rozliczeń dla kontrahenta.
Jak ustawić rachunek bankowy dedykowany konkretnemu kontrahentowi?
W ustawieniach wysyłki wybierasz tryb rachunku dedykowanego dla kontrahenta — system przesyła wtedy konto przypisane do karty danego odbiorcy.
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF w Comarch ERP Optima?
Prawidłowa konfiguracja powyższych parametrów chroni firmę przed błędami w strukturze e-Faktury i ułatwia współpracę z kontrahentami. Neosmart — jako partner z doświadczeniem we wdrożeniach systemów ERP — zapewnia pełne wsparcie w dostosowaniu ustawień KSeF do unikalnych potrzeb Twojego biznesu, gwarantując bezpieczeństwo i pełną zgodność z wymaganiami Krajowego Systemu e-Faktur.
👉 Skontaktuj się z nami przez neosmart.pl i sprawdź, jak możemy pomóc Twojej firmie sprawnie przejść na e-fakturowanie w KSeF.