- Pulpit pracownika daje wgląd w limity urlopowe, paski płac i dane kadrowe bez angażowania działu HR.
- Pulpit kierownika to zatwierdzanie wniosków jednym kliknięciem i podgląd czasu pracy zespołu w drzewku podległości.
- Moduł workflow pozwala zbudować własne, dedykowane obiegi dokumentów ponad ~30–40 wniosków dostępnych w standardzie.
- Bezpieczeństwo opiera się na logowaniu 2FA, integracji z Active Directory i pełnej kontroli widoczności danych.
- Model licencyjny liczy się od największej bazy — kolejne spółki to dopłata rzędu 10–15%, nie pełna licencja.
Papierowe wnioski urlopowe krążące między biurkami, telefony do kadr o stan limitu i paski płac drukowane na żądanie — to codzienność wielu działów HR. Pulpity pracownicze i kierownicze w enova365 przenoszą te procesy do przeglądarki i aplikacji mobilnej, a odpowiedzialność za dane rozkładają między pracowników i kierowników. Poniżej pokazujemy, jak to działa w praktyce i co zyskuje firma, która zdecyduje się na takie wdrożenie z Neosmart.
Pulpit pracownika — osobiste centrum spraw kadrowych
Pulpit pracownika to panel, w którym zatrudniony sam załatwia większość spraw, które wcześniej wymagały kontaktu z działem kadr. Pracownik loguje się z przeglądarki lub telefonu i ma pod ręką wszystko, co go dotyczy.
Co pracownik robi samodzielnie
- Urlopy i nieobecności — sprawdza przysługujący limit, stan jego wykorzystania i składa wniosek urlopowy bez wizyty w kadrach.
- Paski płacowe — pobiera paski po ich udostępnieniu przez operatora, bez drukowania i przekazywania w kopercie.
- Kartoteka osobista — ma podgląd danych podatkowych, historii zatrudnienia, wykształcenia oraz zgłoszonych do ubezpieczenia członków rodziny.
Komunikacja i czas pracy
Moduł oferuje też funkcje „dyskusji" i „aktualności" — działają jak wewnętrzny czat firmowy i tablica ogłoszeń, co porządkuje wymianę bieżących informacji w jednym miejscu zamiast w rozproszonych mailach.
Dla firm pracujących w modelu hybrydowym dostępny jest pulpit pracy hybrydowej (ERCP). Pracownik elektronicznie odbija rozpoczęcie i zakończenie pracy bezpośrednio w aplikacji, więc firma nie musi kupować fizycznych czytników kart.
Pulpit kierownika — zarządzanie zespołem zgodnie ze strukturą
Kierownik dostaje narzędzie dopasowane do struktury organizacyjnej. Widzi dane kadrowe i czas pracy osób przypisanych do niego w tzw. drzewku podległości — bez wglądu w cały dział.
- Zatwierdzanie wniosków jednym kliknięciem. Wniosek urlopowy pracownika trafia do kierownika jako powiadomienie (ikona dzwoneczka). Akceptacja automatycznie rezerwuje limit i nanosi nieobecność w kalendarzu enova365 — bez ręcznego przepisywania.
- Kontrola czasu pracy. Kierownik sprawdza grafiki, nanosi plany pracy i weryfikuje faktycznie przepracowane godziny, łatwo wychwytując niedopracowania i nadgodziny względem normy.
To właśnie tutaj najmocniej widać odciążenie HR: część decyzji i weryfikacji przechodzi na poziom kierowników, którzy znają swój zespół najlepiej.
Moduł workflow — własne obiegi dokumentów
W standardzie enova365 udostępnia około 30–40 typowych wniosków: urlop wypoczynkowy, zmiana adresu, zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia i podobne. Dla wielu firm to wystarcza — ale gdy procesy są bardziej złożone, wkracza moduł workflow.
- Dedykowane ścieżki. Można zbudować własne wnioski, np. o premię, delegację czy zaświadczenie, dopasowane do realnych procedur firmy.
- Elastyczne kroki akceptacji. Obieg da się rozbudować tak, by wniosek trafiał kolejno do dwóch kierowników albo wymuszał dodatkową weryfikację danych przed zatwierdzeniem.
- Integracja z DMS. Do wniosku można dołączać pliki, które przechowywane są bezpośrednio przy sprawie — powstaje kompletna, cyfrowa teczka danego procesu.
Dzięki temu workflow rośnie razem z organizacją: zaczynasz od standardu, a dedykowane ścieżki dokładasz wtedy, gdy faktycznie ich potrzebujesz.
Bezpieczeństwo, logowanie i uprawnienia
Pulpity operują na wrażliwych danych płacowych i osobowych, więc kontrola dostępu jest tu priorytetem.
- Metody logowania. Standardowy login i hasło, integracja z Active Directory (ADFS) lub logowanie dwuetapowe (2FA) z potwierdzeniem w aplikacji mobilnej.
- Kontrola widoczności. Administrator decyduje, które zakładki widzi pracownik. Można udostępnić sam podgląd czasu pracy, a całkowicie zablokować dostęp do danych finansowych i pasków płac.
- Szyfrowane połączenie. Aplikacja wystawiana jest na zewnątrz z certyfikatem SSL, więc transmisja danych jest szyfrowana.
Model licencjonowania — korzystny dla rozwijających się firm
Licencja na pulpity liczona jest w sposób przyjazny organizacjom, które rosną i pracują na kilku bazach.
- Zasada największej bazy. Licencję kupuje się w pakietach (np. do 50, 100, 200 osób) według liczby pracowników z włączonym dostępem WWW w największej obsługiwanej bazie danych.
- Wiele baz bez podwójnej opłaty. Firma z kilkoma spółkami nie płaci pełnej licencji za każdą bazę — za kolejną dolicza się jedynie ok. 10–15% wartości.
- Gwarancja i aktualizacje. Licencja obejmuje 12-miesięczną gwarancję producenta; po roku można ją przedłużyć (upgrade), zyskując dostęp do najnowszych wersji i poprawek.
Komu to się opłaca
Pulpity sprawdzą się szczególnie tam, gdzie dział kadr tonie w powtarzalnych pytaniach i ręcznym obiegu dokumentów, a struktura firmy ma wyraźnych kierowników odpowiedzialnych za zespoły. Im więcej spraw można przenieść na poziom samoobsługi pracownika i akceptacji kierownika, tym szybciej zwraca się wdrożenie.
FAQ
Czy pracownik potrzebuje instalacji programu? Nie. Pulpit działa z poziomu przeglądarki internetowej, a kluczowe funkcje są dostępne także na urządzeniach mobilnych.
Czy mogę ukryć przed pracownikami paski płac? Tak. Administrator steruje widocznością poszczególnych zakładek — można udostępnić np. sam czas pracy i całkowicie zablokować dane finansowe.
Jak liczona jest licencja przy kilku spółkach? Podstawą jest największa baza danych z włączonym dostępem WWW. Za każdą kolejną bazę dolicza się jedynie ok. 10–15% wartości, a nie pełną licencję.
Czym różni się workflow od standardowych wniosków? Standard obejmuje około 30–40 typowych wniosków. Workflow pozwala zbudować własne, dedykowane obiegi dokumentów i dowolnie kształtować kroki akceptacji.
Czy logowanie jest bezpieczne? Tak. Dostępne jest logowanie dwuetapowe (2FA), integracja z Active Directory oraz szyfrowanie połączenia certyfikatem SSL.
Chcesz zobaczyć pulpity pracownicze i kierownicze enova365 na danych swojej firmy? Skontaktuj się z nami przez neosmart.pl — pomożemy dobrać zakres wdrożenia i model licencjonowania do Twojej organizacji.