Główna księgowa, która co miesiąc ręcznie skleja zestawienia w Excelu, zna ten ból: kilka dni przepisywania liczb, ryzyko pomyłki przy zaokrągleniu i raport, który jest aktualny dokładnie w dniu wysłania — a potem szybko się starzeje. Power BI wpięty w system ERP rozwiązuje ten problem inaczej: dane płyną wprost z ksiąg, a zarząd ogląda finanse firmy bez czekania na zamknięcie miesiąca.
- Power BI pobiera dane bezpośrednio z planu kont ERP — koniec ręcznego przepisywania do arkuszy.
- Koszty ogólnego zarządu rozliczysz metodą dochodową, automatycznie dzieląc je na wydziały według wypracowanej sprzedaży.
- Transport policzysz realnie: koszt kierowcy na przejechany kilometr, nie szacunek „z palca".
- Sprzedaż przeliczysz między jednostkami — sztuki, litry, hektolitry — w jednym raporcie.
- Rachunek zysków i strat oraz bilans dostajesz z podziałem na działalność i w czasie rzeczywistym.
Dlaczego Excel przestaje wystarczać
Arkusz kalkulacyjny dobrze radzi sobie z jednorazowym zestawieniem. Problem zaczyna się przy powtarzalności i skali. Co miesiąc trzeba przepisać te same dane, ręcznie dopiąć formuły i sprawdzić, czy nic się nie rozjechało. Im więcej wydziałów i rodzajów działalności, tym większe ryzyko, że gdzieś pojawi się błąd zaokrąglenia, którego potem nikt nie wyłapie.
Power BI podpięty do bazy ERP zdejmuje z księgowej tę robotę. Raport odświeża się sam, a liczby zgadzają się z księgami co do grosza, bo pochodzą z tego samego źródła. Zamiast budować zestawienie od zera, wystarczy je otworzyć.
Rozliczanie rodzajów działalności i metoda dochodowa
Firma, która prowadzi kilka pionów — na przykład produkcję konstrukcji, produkcję rur i sprzedaż wody — musi umieć przypisać koszty do właściwej działalności. Tu Power BI pokazuje pełnię możliwości.
- Dane wprost z planu kont. Raport czyta plan kont podzielony według rodzajów działalności, więc przypisanie kosztów dzieje się automatycznie.
- Metoda dochodowa. Koszty ogólnego zarządu system dzieli procentowo na wydziały — proporcjonalnie do sprzedaży, którą każdy z nich wypracował. Nie trzeba liczyć tego ręcznie po zamknięciu miesiąca.
- Zgodność z księgami. Ponieważ dane idą prosto z systemu księgowego, raport nie generuje błędów zaokrągleń typowych dla manualnego Excela.
Transport: realny koszt kierowcy na kilometr
Wiele firm rozlicza transport „na oko" albo wyłącznie po ilości zatankowanego paliwa. To zaniża prawdziwy koszt przejazdu, bo pomija najdroższy składnik — pracę kierowcy.
Power BI pozwala policzyć to inaczej. Raport łączy dane o płacach z systemu ERP z liczbą przejechanych kilometrów i zużytymi częściami (te ostatnie można zaimportować z uporządkowanych plików Excel). W efekcie dostajesz realny koszt kierowcy na kilometr — na przykład ustaloną stawkę 6 zł za kilometr — i widzisz rentowność każdego przejazdu, a nie tylko zużycie paliwa.
Sprzedaż w sztukach, litrach i hektolitrach
Producenci, zwłaszcza z branży spożywczej, sprzedają ten sam produkt w różnych jednostkach. Butelki mają różne pojemności, a zarząd chce widzieć wolumen jednocześnie w sztukach i w hektolitrach.
- Przeliczanie jednostek. Power BI automatycznie sumuje sprzedaż prowadzoną w różnych jednostkach i przelicza ją na litry lub hektolitry.
- Koszt wytworzenia (RKZ). Sprzedaż można powiązać z konkretnymi zleceniami produkcyjnymi, co pozwala przeanalizować zużycie surowców — rur, folii, wody — i wyliczyć rzeczywisty koszt wytworzenia wyrobu.
Raporty kadrowo-płacowe
Dział HR też zyskuje, bo te same dane z ERP zasilają zestawienia o zatrudnieniu i kosztach pracy.
- Struktura zatrudnienia. Szybkie zestawienia pracowników z podziałem na płeć, wiek i staż pracy.
- Analiza stawek. Wyliczanie średnich stawek godzinowych (brutto wraz z premią) w odniesieniu do standardowego czasu pracy — na przykład 168 godzin — oraz estymowanie stawek netto.
Rachunek zysków i strat oraz bilans w czasie rzeczywistym
Najwięcej daje zarządowi dostęp do pełnych sprawozdań finansowych bez czekania na zamknięcie miesiąca w księgowości.
- Podział na wydziały. Rachunek zysków i strat oraz bilans powstają z podziałem na rodzaje działalności — osobno dla konstrukcji, rur czy sprzedaży wody.
- Interaktywność. Parametry pozwalają jednym kliknięciem zmienić zakres dat albo odfiltrować dane konkretnego wydziału. Cały raport odświeża się od razu.
Dlaczego warto zrobić to z Neosmart
Wdrożenie dopasowujemy do tego, jak firma już pracuje. System czerpie dane zarówno z bazy ERP, jak i z zewnętrznych plików Excel, zachowując pełną spójność. Rozwiązanie rośnie razem z firmą — kiedy dopiszesz nowe konto księgowe albo dodasz wydział, pojawi się on w raportach automatycznie, bez przebudowy całości.
FAQ
Czy Power BI zastąpi mój system księgowy? Nie. Power BI to warstwa analityczna nad danymi z ERP. Księgowość prowadzisz tam, gdzie do tej pory, a Power BI tylko czyta te dane i pokazuje je w formie raportów zarządczych.
Skąd raport bierze dane? Bezpośrednio z bazy systemu ERP — przede wszystkim z planu kont — a w razie potrzeby także z uporządkowanych plików Excel, na przykład z danymi o przejechanych kilometrach czy zużytych częściach.
Czy liczby będą zgodne z księgami? Tak. Dane pochodzą z tego samego źródła co księgi, więc raport nie wprowadza rozbieżności ani błędów zaokrągleń, które łatwo o nie w ręcznym Excelu.
Czy raport da się rozbudować, gdy firma urośnie? Tak. Dopisanie nowego konta księgowego lub wydziału powoduje, że pojawia się on w raportach automatycznie.
Ile trwa wdrożenie? Zależy od liczby działalności i źródeł danych. Zakres ustalamy indywidualnie — napisz do nas, a podpowiemy, od czego zacząć.
Chcesz zobaczyć, jak takie raporty wyglądałyby na danych Twojej firmy? Odezwij się do nas przez neosmart.pl — pokażemy, jak wpiąć Power BI w Twój system ERP i policzyć finanse w czasie rzeczywistym.